Политика в отношении обработки персональных данных

Государственное учреждение культуры «Централизованная библиотечная система г. Гродно» (далее — Библиотека) разработало Политику обработки персональных данных (далее Политика) в соответствии с требованиями Закона Республики Беларусь «О защите персональных данных» № 99-С от 07.05.2021.

Политика распространяется на все обрабатываемые персональные данные (далее ПД) и обязательна для всех сотрудников Библиотеки.

Цели обработки персональных данных

ПД обрабатываются в библиотечных и научных целях, для выполнения функций, полномочий и обязанностей, возложенных на Библиотеку законодательством Республики Беларусь. Это определено Кодексом Республики Беларусь о культуре. Поэтому согласие пользователя на обработку его ПД не требуется.

Цели, для которых нужна обработка ПД пользователей библиотечных услуг:

• статистический учет показателей эффективности;
• социологические, маркетинговые и научные исследования категорий пользователей, их читательских запросов;
• индивидуальное библиотечное обслуживание в автоматизированном режиме или без средств автоматизации;
• участие в деятельности кружков, клубов, занятий по интересам;
• организация культурно-просветительской работы, участие в массовых мероприятиях;
• получение во временное пользование документов из библиотечного фонда и обеспечение их сохранности;
• справочно-библиографическое обслуживание (в том числе, по правовым вопросам в публичном центре правовой информации);
• индивидуальное и групповое библиографическое обслуживание;
• идентификация виртуального пользователя Библиотеки, зарегистрированного на ее веб-сайте (ах), обеспечивающая ему доступ к услугам Библиотеки;
• установление обратной связи с пользователем по телефону, электронной почте в библиотечных целях в рамках служебных инструкций;
• распространение информационных продуктов в рамках услуг или по запросу на договорной основе;
• пользование другими услугами Библиотеки, в том числе платными.

Перечень ПД пользователей, предоставляемых Библиотеке:

• фамилия, имя, отчество;
• фото (если предусмотрено в электронном бланке или билете);
• год рождения;
• образование;
• адрес постоянного проживания / прописки;
• адрес фактического проживания;
• данные документа, удостоверяющего личность (номер, серия, кем и когда выдан);
• место работы, должность;
• семейное положение и состав семьи с указанием фамилий, имён и отчества членов семьи, даты или года рождения (в случае семейных формуляров).

Библиотека не обрабатывает ПД, связанные с расой или национальностью, политическими взглядами, членством в профсоюзах, религиозными или другими убеждениями, здоровьем, интимной жизнью, административным или уголовным преследованием, биометрическими или генетическими данными, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Деятельность библиотеки по обработке персональных данных. Сроки хранения персональных данных

ПД обрабатываются: с использованием средств автоматизации — автоматизированной библиотечной информационной системы «Alis-Web» (далее АБИС); без использования средств автоматизации.

Для соблюдения требований законодательства в области ПД Библиотека:

• предоставляет информацию пользователю по обработке его ПД и разъясняет его права;
• назначает лиц, ответственных за внутренний контроль за обработкой ПД;
• выдает и предоставляет доступ к политике обработки и защиты ПД;
• принимает организационные и технические меры по защите ПД;
• обеспечивает конфиденциальность обработки ПД;
• незамедлительно уведомляет уполномоченный орган по защите прав субъектов ПД о нарушениях систем защиты ПД;
• изменяет, удаляет недействительные или незаконно полученные ПД.

Срок хранения ПД пользователя продлевается при ежегодной перерегистрации в Библиотеке. Традиционные формуляры хранятся в течение 3 лет после последнего года регистрации, а затем уничтожаются. Электронные формуляры пользователей, не посещавших библиотеку более 3 лет подряд с момента последней регистрации, могут быть удалены бесследно при редактировании автоматизированной системы.

Права субъекта персональных данных.
Обязанности библиотеки

Пользователь Библиотеки как субъект ПД имеет право на:

• получение информации об обработке его ПД;
• внесение изменений в ПД, если они неполные, устаревшие или неточные;
• прекращение обработки ПД, их удаление при отсутствии оснований для обработки;
• информацию раз в календарный год о предоставлении своих ПД третьим лицам;
• обжалование действий (бездействия), решений Библиотеки по обработке ПД.

Библиотека как оператор обработки ПД имеет обязанности:

•  в течение 15 дней после получения заявления субъекта ПД в соответствии с его содержанием прекратить обработку и (или) осуществить удаление ПД с уведомлением субъекта ПД;
• в течение 15 дней при отсутствии возможности удаления ПД принять меры по недопущению их дальнейшей обработки, а также уведомить об этом субъекта ПД;
• в течение 5 рабочих дней после получения заявления субъекта ПД предоставить ему информацию, касающуюся обработки ПД, либо сообщить причины отказа в ее предоставлении;
•  в течение 15 дней после получения заявления субъекта ПД предоставить ему информацию о том, какие ПД и кому были предоставлены в течение года, предшествующего дате подачи заявления, либо уведомить его о причинах отказа в этом.